Este documento foi elaborado para estabelecer o Procedimento de Gestão da Informação Recebida, correspondente ao Sistema Interno de Informação ou Canal de Denúncias desta entidade.

O presente Procedimento de Gestão respeita e cumpre em todos os casos os requisitos mínimos estabelecidos pela Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

Este procedimento aplica-se a todas as notificações recebidas através do Sistema de Informação Interno ou do Canal de Reclamações desta entidade.

3.1 - Do órgão administrativo/governante desta entidade/organização

• Designar um responsável (doravante “Gestor do Sistema”) para gerir e processar as notificações recebidas através do Sistema de Informação Interno, bem como o seu despedimento ou rescisão.
• Tanto a nomeação como a exoneração da pessoa singular individualmente designada, bem como dos membros do órgão colegial, devem ser comunicadas à Autoridade Independente para a Proteção de Informantes (AAI), ou, se for caso disso, às autoridades ou organismos competentes das comunidades autónomas, no âmbito das respetivas competências, no prazo de dez dias úteis subsequentes, especificando, no caso da sua exoneração, os motivos que a justificaram.
• Da mesma forma, e excecionalmente, será nomeado um substituto para o gestor do sistema em caso de ausência deste.
• Estabelecer garantias de proteção dos informadores dentro da própria entidade ou organização.
• Tenha uma política ou estratégia que estabeleça os princípios gerais relativos aos sistemas de informação internos e à proteção dos denunciantes, e que seja devidamente divulgada dentro da entidade ou organização.
• Aprovar este procedimento.
• Mantenha este procedimento atualizado

3.2 - Do Gestor do Sistema:

• Exercer as suas funções de forma independente e autónoma em relação aos restantes órgãos da entidade ou organização; não poderão receber instruções de qualquer natureza no seu exercício e deverão dispor de todos os recursos pessoais e materiais necessários ao seu desempenho.
• O Gestor do Sistema será responsável pelo processamento diligente das notificações recebidas através do Sistema de Informação Interno ou do Canal de Denúncias.
• Respeite e garanta o cumprimento adequado deste procedimento.

Qualquer comunicação/reclamação submetida através dos canais estabelecidos no presente procedimento gozará de total e absoluta confidencialidade.

Em qualquer caso, esta entidade dará prioridade e respeitará o direito à presunção de inocência e à honra de todas as partes envolvidas numa comunicação/reclamação, assegurando que os direitos de qualquer pessoa envolvida não sejam violados.

Durante toda a investigação de uma queixa, será garantido o direito da pessoa afetada a ser informada sobre as ações ou omissões que lhe sejam atribuídas. No entanto, o exercício deste direito será temporariamente limitado até ao momento oportuno para assegurar a conclusão com sucesso da investigação.

O respeito pelas disposições relativas à proteção de dados pessoais será garantido em conformidade com o disposto no Título V da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

Esta entidade informará os utilizadores do sistema de forma clara e acessível sobre os canais externos de informação junto das autoridades competentes e, se for caso disso, junto das instituições, organismos ou agências da União Europeia.

Especificamente, o reclamante é informado de que:

O reclamante, caso seja pessoa singular, tem à sua disposição os seguintes Canais de Informação Externos, podendo utilizá-los da mesma forma que este Canal Interno:

• Canal de Informação Externa da Autoridade Independente de Proteção dos Denunciantes (AAI): “Em desenvolvimento”
• Canal de Informação Externa da Comunidade Autónoma: “Incluir o acesso ao Canal de Reclamações da Comunidade Autónoma específica”
• Canal externo para reclamações sobre legislação da UE: https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_es
• Informação sobre como proteger os seus direitos de acordo com a legislação da UE: https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu_en

Esta entidade adotou como Canal de Informação Interna, denominado “Canal de Denúncias”, um sistema online de gestão de reclamações acessível através de:

O site da entidade pode ser acedido através do seguinte link:

https://canaldedenuncia.org/admin/login.php

Aplicação móvel “Reporting Channel”, disponível para download via iOS e Android:

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.GrupoAtico34.canaldedenuncia

iOS: https://apps.apple.com/us/app/canal-de-denuncia/id1110646076?l=es&ls=1

5.1 - Procedimento de Submissão de Reclamações

O Canal de Denúncias oferece duas formas para que os indivíduos que pretendam enviar denúncias, doravante designados por utilizadores, o façam:

1. Apresentar queixas identificando os indivíduos que efetuaram as comunicações.
2. Apresentação de denúncias anónimas.

1. Apresentação da reclamação mediante a identificação do reclamante.

Os utilizadores podem enviar uma denúncia/reclamação acedendo ao link disponibilizado no site da empresa ou através da aplicação móvel "Canal de Reclamações".

O acesso exigirá que os utilizadores utilizem credenciais de login, especificamente um "Nome de utilizador" e uma "Palavra-passe". Estas credenciais de login podem ser fornecidas aos utilizadores de duas formas:

• Comunicado pelo Administrador do Sistema aos Utilizadores individualmente, caso estes já tenham sido previamente registados no Canal de Relatórios através do painel de acesso.
• As credenciais serão enviadas ao utilizador por e-mail após o registo no painel de acesso web do Canal de Reclamações.

1. Envio de denúncia anónima.

Após aceder ao link disponibilizado no site da entidade, o utilizador poderá fazer uma denúncia anónima clicando na opção "Denúncia Anónima".

Para submeter uma denúncia anónima, será necessário preencher corretamente o campo "Nome da Empresa (Company Name)" e seguir as instruções fornecidas no MANUAL DO UTILIZADOR DO CANAL DE DENUNCIANTES, disponível para a entidade.

5.2 - Receção da reclamação, confirmação do progresso ao reclamante e troca de informação entre o reclamante e o Gestor do Sistema.

O administrador do sistema poderá gerir e receber cada reclamação submetida acedendo à secção "Reclamações" dentro do sistema online de gestão de reclamações, disponível através do link disponibilizado no site da entidade. Para aceder a este painel, o administrador do sistema necessitará de fazer login utilizando o seu nome de utilizador e palavra-passe, fornecidos pela entidade.

Na sua área de atuação, referente à receção e gestão de reclamações, deverá ser capaz de distinguir entre as reclamações em curso e as que já foram analisadas e resolvidas.

Na secção "Em curso", o Administrador do Sistema terá à sua disposição todas as reclamações recebidas para serem geridas, podendo diferenciar se são reclamações de Utilizadores identificados pelo nome e apelido, bem como as anónimas, a data de receção ou registo de cada reclamação, o número de dias em que está aberta, bem como o estado em que se encontra.

Os diferentes estados que podem ter as reclamações em curso são:

• Recebido: A reclamação chegou, mas ainda não foi processada.
• Em curso: O procedimento de trabalho relativo à reclamação está em curso.

Assim que uma reclamação for recebida pelo Gestor do Sistema, a confirmação de recepção será comunicada ao reclamante o mais brevemente possível e, em qualquer caso, num prazo máximo de 7 dias de calendário a contar da data de recepção, excepto nos casos em que tal possa comprometer a confidencialidade da comunicação.

Assim que o administrador do sistema comunicar a receção da reclamação ao reclamante, este receberá uma notificação a informar que a reclamação foi recebida, através do e-mail fornecido no seu perfil de utilizador no sistema.

No caso de uma denúncia não anónima, o denunciante pode visualizar o estado da sua denúncia na secção "Aceder à Denúncia Anónima" e através do código de rastreio fornecido aos utilizadores anónimos quando enviam as suas denúncias.

As etapas processuais em que uma reclamação pode ser apresentada são:

• Recebido: A reclamação chegou, mas ainda não foi processada.
• Em curso: O procedimento de trabalho relativo à reclamação está em curso.
• Processado: A reclamação foi tratada com sucesso.

Quaisquer alterações no estado das reclamações efetuadas pelo Administrador do Sistema serão comunicadas ao reclamante que se identificou aquando do envio da reclamação, por e-mail. Isto aplica-se desde que o Utilizador tenha ativado as notificações por e-mail sobre atualizações de estado.

Conforme mencionado anteriormente, o Administrador do Sistema notificará o reclamante sobre a receção da reclamação, bem como sobre quaisquer outras atualizações de estado que desejar, através da secção "Notificações" do painel de gestão de reclamações. Os seguintes estados de reclamação podem ser comunicados ao reclamante:

• Notificar reclamação recebida
• Notificar sobre reclamação pendente
• Notifica a resolução da reclamação.

O sistema registará as notificações enviadas ao reclamante, anotando a data de envio, e informará o Administrador do Sistema se a notificação foi recebida e lida pelo reclamante através do acesso deste ao sistema online.

Da mesma forma, o Administrador do Sistema pode modificar o conteúdo da mensagem enviada ao reclamante ao alterar o estado de processamento de cada reclamação.

5.3 - Tratamento de Reclamações

Assim que o Gestor do Sistema notificar o reclamante de que a reclamação está a ser processada, iniciará a investigação e o desenvolvimento da reclamação.

O prazo máximo para resposta a ações de investigação não poderá exceder três meses a contar da receção da comunicação ou, caso não tenha sido enviado comprovativo de receção ao informador, três meses a contar do termo do prazo de sete dias após a comunicação ter sido efetuada, exceto em casos de especial complexidade que exijam prorrogação do prazo, podendo este ser prorrogado por um período máximo adicional de três meses.

Através do sistema, terá a possibilidade de trabalhar na reclamação, bem como emitir um relatório e enviá-lo aos órgãos sociais da entidade.

Durante o processo de reclamação, é possível comunicar com o reclamante e, se necessário, solicitar informações adicionais. Isto pode ser feito através de canais externos ou através do botão "Chat" disponível em cada reclamação dentro do próprio Canal de Reclamações.

Em qualquer caso, as informações constantes da acusação, ou as que possam ser obtidas durante a investigação, serão imediatamente levadas ao conhecimento do Ministério Público quando os factos sugiram a existência de um crime. Se os factos afetarem os interesses financeiros da União Europeia, o processo será remetido ao Ministério Público Europeu.

5.4 - Conclusão da reclamação

Após a conclusão do estudo e da investigação da reclamação, o Gestor do Sistema comunicará o reconhecimento do estado da reclamação ao reclamante através da opção "Notificar a resolução da reclamação".

Esta notificação de resolução da reclamação não informará, em caso algum, o reclamante sobre o resultado interno da investigação.

Após a conclusão da reclamação, esta será listada na secção "Reclamações Analisadas" dentro da secção "Reclamações" e, a partir desse momento, será completamente bloqueada e não poderá ser modificada de forma alguma.

5.4 – Receção de reclamações por outros canais

Quando a comunicação/reclamação for enviada por canais de comunicação diferentes dos estabelecidos ou for dirigida a funcionários não responsáveis ​​pelo seu processamento, que tenham sido formados nesta matéria e alertados para a classificação da infração como muito grave, o destinatário da comunicação deverá encaminhá-la imediatamente para o Gestor do Sistema.

Não obstante o exposto, este tipo de comunicação gozará da mesma confidencialidade que uma reclamação submetida através dos canais estabelecidos pela entidade.

1. INTRODUÇÃO

A Política sobre princípios gerais relativos ao Sistema Interno de Informação e à proteção dos denunciantes (doravante, Política) visa estabelecer uma base de princípios destinados a promover a correta utilização do Sistema Interno de Informação desta entidade, bem como a garantir a plena proteção do denunciante.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

A presente política aplica-se de forma geral e abrangente à presente entidade.

Os princípios de proteção e defesa dos denunciantes incluídos nesta política serão aplicados aos denunciantes de acordo com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

3. PRINCÍPIOS DE POLÍTICA

A presente Política visa dar cumprimento às obrigações previstas na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

Com base no conteúdo jurídico imposto na referida Lei, esta entidade compromete-se firmemente a:

• Manter um mecanismo de controlo que suporte os processos internos para melhorar e manter a qualidade do Sistema de Informação Interno.
• Assegurar que todas as comunicações efectuadas através do Sistema de Informação Interno são devidamente tratadas.
• Desenvolver e manter políticas e procedimentos transparentes para todos os dados essenciais tratados através do Sistema de Informação Interno.
• Implementar medidas adequadas e introduzir mecanismos para garantir a segurança da informação transmitida através do Sistema de Informação Interno, bem como para reforçar e garantir a proteção e defesa do informador.
• Fornecer aconselhamento, formação e apoio aos colaboradores, conforme necessário, em relação à utilização e promoção do Sistema Interno de Informação e à proteção dos denunciantes.
• Assegurar que as políticas de utilização e aplicação do Sistema de Informação Interna, bem como a promoção da proteção dos denunciantes, contam com o empenho e o apoio a todos os níveis da entidade, de forma a que possam ser coordenadas e integradas com as restantes iniciativas estratégicas, constituindo um quadro totalmente coerente e eficaz.
• Isto garantirá a confidencialidade dos dados incluídos nas comunicações efetuadas através do Sistema de Informação Interno.
• Isto restringirá o acesso aos dados incluídos nas comunicações efectuadas através do Sistema de Informação Interno.
• Cumprir rigorosamente todas e cada uma das medidas previstas na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

4. CONTROLO E CONFORMIDADE COM AS POLÍTICAS

Os órgãos de governo da entidade assegurarão o correto e adequado cumprimento do conteúdo das presentes Políticas.

• OBJETO

Este documento foi elaborado com o objetivo de fornecer a todos os sujeitos abrangidos pelo Sistema Interno de Informação ou Canal de Denúncia implementado nesta entidade, toda a informação necessária sobre a sua utilização e aplicação, em conformidade com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção.

• COMO ACESSAR AO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNA OU AO CANAL DE RELATÓRIOS

O Sistema de Informação Interno ou Canal de Reclamações permite o acesso de pessoas que pretendam apresentar uma reclamação, doravante designadas por "utilizadores", através do site da entidade e através do seguinte link:

“Incluir link de acesso”

• COMO APRESENTAR UMA RECLAMAÇÃO

O Canal de Denúncias permite aos utilizadores enviar reclamações de duas formas:

1. Apresentar queixas identificando os indivíduos que efetuaram as comunicações.
2. Apresentação de denúncias anónimas.

1. APRESENTAÇÃO DE QUEIXA IDENTIFICANDO O QUEIXOSO

Através do site da entidade, os utilizadores poderão aceder ao Canal de Denúncias inserindo as seguintes credenciais: “Nome de utilizador” e “Password”.

As credenciais de login serão disponibilizadas ao Utilizador e enviadas para o seu endereço de correio eletrónico assim que este se registar na página de acesso ao Canal de Relatórios. Para tal, deverá aceder à opção "Novo Registo de Utilizador" e preencher todos os campos.

Após obter as suas credenciais, o utilizador deve inseri-las e clicar na opção “ENTRAR”.

Caso o utilizador já se tenha registado e não se recorde da palavra-passe, poderá clicar na opção "Lembrar dados de login" e seguir os passos para recuperar a palavra-passe.

Da mesma forma, e antes de aceder, o utilizador pode alterar o idioma do Canal de Relatórios clicando em cada uma das diferentes bandeiras disponíveis.

Uma vez dentro do Canal de Denúncias, o nome e apelido do utilizador serão apresentados, bem como um menu horizontal por baixo dos mesmos.

Clicar em cada uma das opções do menu levá-lo-á até elas. As opções apresentadas no menu são as seguintes:

3.A.1 - Perfil

3.A.2 - Nova reclamação

3.A.3 - Lista de Reclamações

3.A.4 - Guia de Ajuda

3.A.1 - Perfil:

O utilizador poderá modificar os seguintes dados:

• Telefone
• E-MAIL
• Senha

Após a modificação dos dados, sempre que os novos dados forem guardados, o utilizador deverá clicar no botão "Modificar dados".

Da mesma forma, o Utilizador tem a possibilidade de ativar a opção (*) “Receber notificações” a qualquer momento.

(*) A opção “Receber notificações” permite ao utilizador decidir a qualquer momento se deseja receber notificações por e-mail a confirmar o estado da reclamação enviada pelo Gestor de Sistemas da entidade.

 

3.A.2 - Nova reclamação:

Esta secção permite ao utilizador detalhar e explicar a comunicação que pretende enviar à entidade através deste canal.

Os seguintes campos serão apresentados para preenchimento:

• Apresentação detalhada
• Área afetada
• Pessoas envolvidas
• Local do incidente
• Data/hora do incidente

Deve clicar no campo de formato de data dd/mm/aaaa para indicar o dia pretendido, bem como clicar no campo de formato de hora --:-- para indicar a hora e os minutos.

• Anexe a documentação

Se pretender incluir um documento na comunicação, clique no campo em branco localizado abaixo de "Anexar documento" e selecione a localização do ficheiro no explorador de ficheiros do seu computador.

Para submeter a reclamação, o utilizador deve preencher todos os campos disponibilizados, exceto "Anexar documentação" (opcional), e clicar no botão "Submeter reclamação".

3.A.3 - Lista de Reclamações:

Nesta opção, será apresentada ao utilizador uma lista das comunicações efetuadas através do sistema.

Esta lista de comunicações permite listar as comunicações realizadas, apresentando até 10, 25, 50 ou 100 na mesma página. Pode escolher o formato de visualização clicando na seta abaixo da opção "Mostrar" .

Da mesma forma, o utilizador poderá pesquisar individualmente uma comunicação específica, inserindo a data de registo ou de envio no campo em branco localizado no lado direito do ecrã, abaixo do texto “Pesquisar:”.

A lista de comunicações mostrará em cada uma o nome e apelido do Utilizador, o seu número de identificação, a data de registo ou envio, o estado de processamento em que a comunicação se encontra e os dias em que a reclamação esteve aberta, desde o envio até à sua resolução.

Na secção Notificações, o Utilizador poderá visualizar os diferentes estados de receção das suas reclamações, que serão enviados pela entidade.

• Recebido - A comunicação foi enviada, mas a receção não foi confirmada nem o processo de gestão foi iniciado pela entidade.
• Em curso - A comunicação foi reconhecida e o processo de gestão foi iniciado pela entidade.
• Processado - O procedimento de gestão e investigação pela entidade foi concluído.

O estado das comunicações enviadas pelo Utilizador à entidade será atualizado à medida que o processo de informação avança. No entanto, a entidade notificará o Utilizador sobre cada alteração de estado através do endereço de e-mail fornecido no separador "Perfil" .

Através do botão “Mensagens” , o Utilizador e o Gestor da Entidade podem iniciar a comunicação referente a cada reclamação efetuada, bem como trocar documentação a esse respeito.

3.A.4 - Guia de Ajuda:

Esta secção permitirá ao utilizador visualizar um guia em vídeo sobre como utilizar o sistema.

1. APRESENTAÇÃO DE UMA DENÚNCIA ANÓNIMA

Após aceder ao link disponibilizado no site da entidade, o utilizador poderá fazer uma denúncia anónima clicando na opção "Denúncia Anónima".

Esta secção permite ao utilizador detalhar e explicar a comunicação que pretende enviar à entidade através deste canal.

Os seguintes campos serão apresentados para preenchimento:

• Apresentação detalhada
• Área afetada
• Pessoas envolvidas
• Local do incidente
• Data/hora do incidente

Terá de clicar no campo de formato de data dd/mm/aaaa para indicar o dia pretendido, bem como clicar no campo de formato de hora --:-- para indicar a hora e os minutos.

• Anexe a documentação

Se pretender incluir um documento na comunicação, clique no campo em branco localizado abaixo de "Anexar documento" e selecione a localização do ficheiro no explorador de ficheiros do seu computador.

Para submeter a reclamação, o utilizador deve preencher todos os campos disponibilizados, exceto "Anexar documentação" (opcional), e clicar no botão "Submeter reclamação".

Após o envio da denúncia, será apresentado um código de rastreio no ecrã. Este código é único e deve ser anotado e guardado em local seguro pelo denunciante anónimo no momento do envio da denúncia.

Devido à confidencialidade deste canal de denúncias, se o denunciante anónimo perder este código, o mesmo não poderá ser fornecido por qualquer outro meio, impossibilitando o rastreio da denúncia.

3.B.1 – Acompanhamento de denúncias anónimas:

Através do botão “Aceder a Denúncia Anónima” , o Utilizador poderá aceder a um painel de acompanhamento de denúncias.

Para aceder ao rastreio, o utilizador deve introduzir o código de identificação da reclamação que lhe foi fornecido no momento do envio da reclamação.

Após o acesso, o Utilizador visualizará as informações da sua reclamação, incluindo a data de registo ou envio, o estado de processamento em que a comunicação se encontra e os dias em que a reclamação esteve em aberto, desde o envio até à sua resolução.

Na secção Notificações, o Utilizador poderá visualizar os diferentes estados de receção das suas reclamações, que serão enviados pela entidade.

• Recebido - A comunicação foi enviada, mas a receção não foi confirmada nem o processo de gestão foi iniciado pela entidade.
• Em curso - A comunicação foi reconhecida e o processo de gestão foi iniciado pela entidade.
• Processado - O procedimento de gestão e investigação pela entidade foi concluído.

O estado da lista de comunicações enviadas pelo Utilizador à entidade será modificado à medida que o processo de informação avança.

Através do botão “Mensagens” , o Utilizador e o Gestor da Entidade podem iniciar a comunicação referente a cada reclamação efetuada, bem como trocar documentação a esse respeito.

As comunicações ao Canal de Ética/Canal de Denúncias podem ser feitas por e-mail para buzoncodigoetico@scalperscompany.com. Para os casos em que a denúncia possa ser anónima, o canal está disponível no seguinte link: Portal do Canal de Denúncias